Het is vandaag ‘Ruim je bureau op’ -dag. Wat is er nu beter dan het jaar goed georganiseerd te beginnen? Een bekende uitspraak is “een opgeruimde werkplek is een opgeruimd hoofd”. Opruimen creëert rust. Wanneer je aan een rommelig bureau moet gaan werken, ben je snel afgeleid door allerlei zaken die op je bureau liggen. Ook ben je steeds naar dingen aan het zoeken. Om het jaar goed te beginnen, is het een quick win om je bureau goed te organiseren, zodat je zelf geordend aan de slag kan. Bekijk hier onze tips om je bureau goed te organiseren.
1. Begin met sorteren
Orde begint met sorteren. Haal alles van je bureau, maak je kastjes en lades leeg. Vervolgens ga je alles sorteren: pennen bij pennen, boeken bij boeken, nietjes bij de nietmachine. Door alles wat bij elkaar past bij elkaar te leggen krijg je een overzicht van wat je eigenlijk allemaal hebt. Daarna start het opruimen georganiseerd.
2. Minder is beter
Bekijk de stapels die je hebt gemaakt bij de vorige stap: wat heb je écht nodig, wat is verouderd of kapot, waar heb je teveel van? Wat voor doel hebben de spullen? Verwijder alles wat je niet gebruikt en wat niet belangrijk is voor je. Je hebt aan twee pennen en aan twee markers genoeg. Gooi de rest allemaal weg, zeker de pennen die toch niet meer werken.
3. Berg papierwerk op
Papier, boeken, rapporten en magazines stapelen zich al snel op. Dit zorgt voor chaos op je bureau. De makkelijkste manier is gebruik te maken van dozen, boxen en mappen waarin je alles snel en makkelijk kunt opbergen. Vergeet niet om de mappen en boxen te labelen, dan heb je namelijk altijd alles snel bij de hand.
Stapels papieren die je nooit meer gebruikt, ga je natuurlijk niet opbergen. Kies niet voor het gemak door alles zonder het te sorteren op te bergen, want dan creëer je nog steeds geen orde. Sorteer alles wat je aan papier hebt en gooi hetgeen wat je niet meer gebruikt in de papierbak. Alles wat nog wel belangrijk is, kan je daarna netjes ordenen en opbergen. Als jij iemand bent die vaak post-its gebruikt, dan is het nu tijd om ook deze een keer weg te halen. Door veel gekleurde briefjes rond je bureau, wordt het heel chaotisch en druk.
4. Handig inrichten
De volgende stap is bedenken wat waar ‘hoort’ en op die manier je werkplek in te richten. Al je dagelijkse benodigdheden moeten binnen handbereik zijn, dingen die je niet zo vaak nodig hebt, kunnen bijvoorbeeld in de lades van je bureau. Wanneer je dagelijkse zaken té ver weg opbergt, zal je bureau namelijk binnen no time weer een chaos zijn. Hoe frequenter je iets gebruikt, hoe dichter je dit bij je werkblad kan plaatsen. Andere zaken haal je beter uit je gezichtsveld. Wat belangrijk is op grijpafstand. Zorg dus dat de opslagplek die je kiest logisch is.
5. Digitale orde
Verreweg de meeste documenten worden nu digitaal gemaakt en bewaard. Vaak zijn het vooral de papieren met handtekeningen die, als aanvulling op het digitale dossier, bewaard moeten blijven. Het is handig om ook alle documenten op je computer te sorteren en de rest weg te gooien. Je kunt het beste een back-up maken op een harde schijf, zodat alles veilig gesteld is.
Extra tip: Zorg dat je het papieren en het digitale archief op dezelfde manier categoriseert. En dat je op de computer niet alleen je documentmappen, maar ook je e-mail op dezelfde manier indeelt. Als je dan bijvoorbeeld een getekend document bij een e-mail zoekt, kun je het zo terugvinden.
6. Beperk kabels
Maak op je bureau of in een la een plekje waar je al je opladers hebt liggen van telefoon, computer en ander electronisch gerei. Zo heb je alles bij elkaar liggen en hoef je niet steeds op zoek naar de opladers. Met snoeropbergsystemen of simpel klitteband kun je de zichtbare snoeren van computer, netwerk en USB makkelijk bij elkaar houden en uit het zicht werken.
7. En nu orde behouden… 😉
Aan het einde van jouw werkdag is het belangrijk dat je alles wat je gebruikt hebt, ook weer netjes opbergt. Dit zorgt ervoor dat je de volgende dag aan een frisse werkdag kunt beginnen en je niet eerst jouw werkplek moet opruimen. Maak hier dus een routine van!
